Begin met datum en programma
Leg je wensen tijdig voor aan de locatie en de muzikanten. Denk niet alleen aan de datum, maar ook aan ontvangst, eten, toespraken en het einde van de borrel. Zo wordt duidelijk op welke momenten live muziek iets toevoegt.
Kies een passende ruimte
Bereikbaarheid, akoestiek en de verhouding tussen ruimte en aantal gasten tellen mee. Een heel grote zaal kan voor een kleine groep onpersoonlijk voelen. Vraag of de ruimte anders kan worden ingedeeld en reserveer een logische plek voor de muzikanten.
Stem af op diner of borrel
Bij een diner zitten de gasten langer op dezelfde plek. Bij een walking dinner of staande borrel bewegen zij door de ruimte. Dat heeft gevolgen voor opstelling en geluidsverdeling. Bespreek met de locatie hoe eten, bediening en muziek naast elkaar kunnen werken.
Vergelijk duo, trio en band
Een compact jazzduo kan bij een kleine borrel passen. Een trio of jazzband biedt andere klankkleuren en mogelijkheden. De benodigde ruimte en techniek verschillen per bezetting; stem dat vooraf af in plaats van alleen naar het aantal muzikanten te kijken.
Jazz, pop of kerstrepertoire
Welke muziek past bij je gasten? Jazz en pop kunnen elkaar afwisselen. Wil je ook kerstnummers horen, bespreek dat dan bij de aanvraag. Het repertoire en eventuele verzoeknummers moeten bij de gekozen act passen.
Instrumentaal of met zang
Saxofoon met gitaar of piano klinkt anders dan een bezetting met een zanger of zangeres. Geef aan waar je voorkeur naar uitgaat en hoeveel aandacht de muziek mag vragen. Houd ook ruimte voor gesprekken en eventuele aankondigingen.