Kijk eerst naar de speelplek
Hoeveel ruimte is er voor de muzikanten, hun instrumenten en eventuele geluidsapparatuur? Houd looproutes vrij en controleer waar stroom beschikbaar is. Geef aan of de muziek op één plek blijft of gedurende het programma moet verplaatsen.
Stem bezetting en gasten op elkaar af
Een saxofoon-gitaarduo kan een compacte keuze zijn voor een kleine ontvangst. Met contrabas, zang of drums erbij verandert het karakter. Het aantal gasten is een aanwijzing, maar ook de akoestiek en de indeling van de ruimte bepalen wat passend is.
Bespreek het geluidsniveau
Achtergrondmuziek moet bij de gesprekken en het programma passen. Bespreek vooraf wat je verwacht. Laat de muzikanten weten wanneer er een toespraak is en bij wie zij tijdens het evenement terechtkunnen voor overleg over het volume.
Buiten spelen vraagt een alternatief
Neem een beschutte speelplek en een binnenoptie op in de voorbereiding. Regen, wind, zon en temperatuur zijn relevant voor muzikanten en instrumenten. Stem met de locatie af wanneer de beslissing over binnen of buiten wordt genomen.